ライフハック

タスク管理に最適な『GTD』5つのステップ

投稿日:2019年2月24日 更新日:

その昔、仕事の終わりはシンプルでした。

しかし、現代の仕事の終わりはどうでしょうか?

複雑化した仕事の仕組みにより、仕事がどのくらい終わっているのかが不明な方も多いと思います。

今回は、「終わりのはっきりしない仕事」、つまり「やりかけの仕事」を管理して処理する仕事術「GTD」についてご紹介します。

GTDとは

GTDはアメリカで著名なコンサルタントであるデビッド・アレンさんの著書「Getting Things Done」の略称です。

そして現在、GTDはビジネスの現場だけでなく、世界中のブログでも画期的なライフハックの手法として取り上げられています。

その理由として、従来までの仕事術は昔の仕事を片付けるためのものであり、「仕事の終わりがはっきりしない」現代の仕事を昔の仕事術で片付けるのは難しいためです。

こうした「終わりのはっきりしない仕事」は常にストレスとしてプレッシャーをかけてきます。

このストレスから逃れるためにすべきこととしてデビッド・アレンは次の3つを主張しています。

  1. 頭の中野「やりかけの仕事」を全部書きだして意識的に把握する。
  2. 書き出した「やりかけの仕事」に対して、次に取るべき行動を決める。
  3. そうして決めた「次にとるべき行動」を信頼できるシステムで管理して、定期的に見直す。

この3つをもっと簡単に実践できるように、GTDでは5段階のワークフローで定義しています。

GTDの5つのステップ

誰でも簡単に「終わりのない仕事のストレス」から解消できるようなるGTDは、リストを作って、そこにやるべきをことをすべて網羅して、定義し、管理するというのが全体像です。

  1. 収集する
  2. 処理する
  3. 整理する
  4. レビューする
  5. 実行する

収集する

「Inbox」と定義づけた箱(実物・オンライを問いません)を作り、注意のひくものすべてを一つ残らず「Inbox」に入れます。

これは頭の中をスッキリさせておくという目的のためであるため、ここで頭の中に記憶しておこうとはしないことが重要です。

頭の中にある注意をひくものをすべて「Inbox」に入れるには、数時間単位での時間を要するため「時間がかかってしまう」と焦る必要はありません。落ち着いて考えられる空間で時間をとって「Inbox」に注意をひくものを入れていきます。

処理する

「Inbox」からひとつずつやることを取り出します。

そして、取り出したものについて「行動を起こすかどうか」を決めます。

行動を起こさない、と決めたものについては廃棄するか、資料として保存、「いつかやる/多分やるリスト」に転機します。

整理する

処理した結果を、後で取り出したり、レビューをするために適当なカテゴリーに分けます。

  • プロジェクト:複数のアクションが必要なもの
  • カレンダー:特定の日時にやらなくてはいけないもの
  • 次に取るべき行動:空き時間に片付けるもの
  • 連絡待ち:ほかの誰かに任せたもの

必要ならばこれらのリストをさらに状況ごとなどに分けます。

また、判断に迷ったときに使える、あなたの長期的な目標や価値観リストをつくっておくのもオススメです。

レビューする

長期的な目標や計画、自分の価値観を、必要と思われる頻度でレビューすることで、GTDのプロセスを維持します。

実行する

「次にとるべき行動」リストを見直し、現在の状況、持ち時間、エネルギー、優先順位を考慮して行動に移します。

「ストレスフリーの仕事術」で印象的な箇所

目的がはっきりすればするほど、選択肢が増えていく。

目的を持つことで、どうすればその目的を達成できるのかを考えます。

そして、その目的が明確になればなるほど、成功するためのユニークなアイデアや常識破りな可能性を思いつくようになります。

自分がそれをやっている姿を想像できなければ、それを実行することは出来ない。

結果をイメージすることで、脳は身体を動かそうと様々な司令を送り始めます。

自分がそれをやっているイメージを持てなければ、その結果に至るための方法がいくら周りにあったとしてもその方法に気がつくことは出来ないからです。

成果を生む枠組みを作る。

「枠組み」と聞くと窮屈に感じるかもしれませんが、役に立つ「枠組み」は窮屈に感じずに効率よく目的に向かわせてくれます。

効率的な「枠組み」は時間や場所を奪うのではなく、場所や時間を作り出してくれます。

目的とやり方がマッチするときに生産性が最大になる。

仕事が上手くいくやり方とそうではないやり方の違いは、それが目的に上手く合っているかどうかです。

ここでGTDの処理がとても有効になってきます。

1:まず気になることを1箇所にまとめる「Inbox」

2:次に何をすべきか考え、行動に移す。

3:「プロジェクト」リストと「いつかやる/多分やる」リストを持つ。

4:「次に取るべき行動」リストを持つ。

5:週次レビューをする。(レビューをすることでさらにGTDの精度が上がる)


『ストレスフリーの整理術』がGTDについての仕組みの本だとすると、この『ストレスフリーの仕事術』はそのGTDについて理解を深める本です。

内容的にはGTDを知っていると理解が早く読み進められる内容となっていますので、最初は『ストレスフリーの整理術』を読むことをオススメします。

GTDをしていて陥りがちな問題や、つまづきそうな部分についても書かれているため、GTDをすでに知っている方は、少し上のGTDの実戦を目指せる内容です。

GTDが上手くいかない方や、さらに上手く活用したい方を対象とした本の紹介でした。

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