自分で一生懸命考えて立てた計画がうまく行かなった時、わたしたちはダメージを負います。
そして、マジメな人ほど自己嫌悪に陥っていまいます。
でも、それは自然な反応なのです。
人間の心には「計画したことは一貫させいたい」という性質「一貫性の原理」があるからです。
こうした計画倒れを防ぐために、今回は科学的に正しい段取りの整え方、「事前準備」「段取り」「スケジューリング」について紹介します。
計画にまつわる3つの誤り
メンタリストのDaiGoさんによる著書『倒れない計画術』(河出書房新社)によると、「段取りが下手」と悩む人と悩まない人との差は次の3つが原因となっています。
段取りが下手な3つの原因
- モノサシがないまま動き出す
- あれもこれもできると思いこむ
- 挫折を計画していない
モノサシがないまま動き出す
「モノサシがないまま動き出す」とは、一つひとつのタスク(作業)について「どれくらいの時間がかかるか把握しない状態で動き出していしまっている」ということです。
著者によると、複数の心理学の研究では計画錯誤(けいかくさくご)と呼ばれ、「人間はなにかに取り組む時にかかる時間や労力を軽めに見積もってしまう傾向がある」といいます。
計画錯誤により、モノサシがないまま動き出さないためには、「1つひとつのタスクを分解して、かかった時間、手間などを記録に残す」ことが解決策になります。
まずは、取り掛かるタスクを処理する労力を数値化しておくことが、上手い段取りのスタートです。
あれもこれもできると思いこむ
著者が大切にしている段取りの基本は、やるべき1つのタスクに対して自分のモノサシで測った必要な時間を先に確保し、その時間内で終わるよう集中するというものです。
これは段取りが上手な人に共通していることだといいます。
彼らは、抱えている複数のタスクが期日内にきっちり片付くように、優先順位をつけ、確保した時間の中で1つずつ集中して処理しています。
短時間と集中と休憩。つまり、自分のモノサシを持ち、1つずつ集中して処理する段取りを立てられるから、段取り上手なのです。
引用：「倒れない計画術」p.42より
マルチタスクが作業効率を40％低下させ、シングルタスクに比べて作業時間が50％長くなり、作業ミスが50％増加します。さらに、複数のタスクを切り替えながら仕事をすると、切り替え時に集中力が途切れ、途切れた集中を取り戻すのには25分かかるというデータもあると述べています。
マルチタスクを立てる人が計画通りに仕事ができる可能性はとても低いのです。
今月、今週、今日は、午前中は、「何をやらなければいけない」と段取りを組むのではなく、自分が「何に集中するべきか」を考えて優先順位を付けていくとシングルタスクを組みやすくなります。
挫折を計画していない
わたしたち人間には、段取りを立てる時に「こうあってほしい結論」を立てる確証バイアスがあります。
「うまくいくこと」に合致する情報だけを集め、合致しない情報は無視してしまうのです。
失敗に関する格言や名言は、失敗から学び、立ち直り、次に生かしていく重要性を説いているにもかかわらず、この「確証バイアス」によって人は判断を誤るとされています。
確証バイアスありきで計画をたてると、段取りが崩れて目指していた目標を達成できないとわかった時、モチベーションはいっきに下がってしまいます。
つまり、失敗や挫折を想定せず、「うまくいくはず」という誤解をしたまま段取りを立てると、逆にうまくいかない可能性が高くなるのです。
反対に、段取りを立てるときは先に「失敗する、挫折する、計画外のことが起きる」ということを計画に盛り込んでおくと、モチベーションも下がりにくく、立て直しができるというわけです。
効果的なゴールの設定方法「MACの法則」
心理学、行動経済学、脳科学などの目標設定やゴール設定方法について行われた手法で、現在のところ最も効果的なゴールの設定方法とされているのが、アイントホーフェン工科大学のまとめた「MACの法則」であるといいます。
効果的にゴールを設定できるMACの法則
Measurable(測定可能性)
目標(ゴール)が数字として測定可能なこと
Actionable(行動可能性)
目標(ゴール)までたどり着くためのプロセスを明確に書き出せること
Comptent(適格性)
目標(ゴール)を達成することが、自分の価値観に基づいていること
計画通りに進めるための7つのテクニック
本書では、計画通りに進めるためのテクニックとして7つの手法が紹介されていますが、その中から2つ『意思決定の原則「If-themプランニング」』と『行動を細分化する』について紹介します。
意思決定の原則「If-themプランニング」
計画通りに進めるためにのテクニックの1つとして紹介されている『意思決定の原則「If-themプランニング」』
これは、「あらかじめ特定のことが起こったら、取るべき行動を決めておくというもの」です。
例)「もし(if)Xが起きたら、行動Y(then)をする」と前もって決めておく。
達成したいゴールに対してトリガーになる条件をつけることで、段取りが崩れそうになったとき、第三者の影響でスケジュールにズレが生じそうな時のトラブル対策に使えるという具合です。
行動を細分化する
自分のモノサシに沿って、無理のなく細かい段取りを立てていく習慣をつけるためにやつ脱方法が『プロセスプアライゼーション』という行動を細分化する方法です。
「目標を達成するためには、どんな準備が必要なのか、何が足を引っ張る要素なのか、という具合にプロセスを想像する訓練」によって、自分のものさしに沿って段取りを立てていく習慣が身につけやすくなります。
(「倒れない計画術」メモ)
あらかじめ計画が倒れることを考慮した上で立てられる、計画を立てるのが苦手な人のためのスケジュール方法についての紹介でした。
その他の章では、「計画実行にまつわる悩み」に対してQ&Aで対策が書かれた章、「計画倒れを招く4つの原因」について紹介されています。
「計画通りに進めるための7つのテクニック」の残りの5つのテクニックも、過科学的に根拠のもとに書かれていますので、気になる方は試してみましょう。
「終わりのはっきりしない仕事」や「やりかけの仕事」を管理する仕事術についてこちらの記事で紹介しています。
一方で、「ここで紹介した方法では、うまく行きそうにない」という方もいらしゃると思います。
そういった方は、今の職場環境が自分に合っていない可能性が多いにあります。
その場合は「自分は何が得意で、何が向いているのか知ることから始める」ことがオススメです。
自分で強みを見つけのが苦手な人や客観的に自分の強みを知るなどして自己分析をしてみましょう。
ぜひ、自分にあった働き方を見つけてストレスのない幸せな人生を送ってください。
