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あなたの仕事が遅い理由は「ボトルネック」にある!! 溜まっている仕事の改善方法

投稿日:2018年12月28日 更新日:

  • 仕事が遅い(もしくは、進まない)
  • いつまでもタスク(仕事)が片付かない
  • ずっと残り続けているタスク(仕事)がある

これらの原因となっているのが、いわゆる「ボトルネック」です。

今回は、「ボトルネックについての解説」「ボトルネックをわかりやすく紹介しているマンガ」について紹介します。

ボトルネックとは

ボトルネック (bottleneck) とは、システム設計上の制約の概念。

(中略)

物事がスムーズに進行しない場合、遅延の原因は全体から見れば小さな部分が要因となり、他所をいくら向上させても状況改善が認められない場合が多い。このような部分を、ボトルネックという。

瓶のサイズがどれほど大きくても、中身の流出量・速度(スループット)は、狭まった首のみに制約を受けることからの連想である。

引用:ボトルネックWikipedia

Wikipediaによると、ボトルネックとは概念のこと。

仕事が遅れていたり、いつまでたってもタスク(仕事)が片付かずに残っているのは、仕事の全体の工程から見ると小さな部分が要因となっているといいます。

そのため、他の部分をいくら早くしても状況が改善されない場合が多いということです。

ボトルネック改善の考え方は、あらゆる仕事で業務効率の改善に使える。

「ボトルネック」は、「仕事の生産」について書かれた本であるザ・ゴール(企業の究極の目的とは何か)』(著 エリヤフ ゴールドラット,ダイヤモンド社)で詳しく解説されています。

ザ・ゴール2(思考プロセス)と2巻まである本書ですが、このシリーズは主人公がボトルネックを解消することで仕事の効率化を図り、閉鎖の危機に陥った工場を救うというストーリー調で書かれています。(2巻はマーケティングや経営全般にも応用。)

米国では250万部の大ベストセラーとなったビジネス書の翻訳で内容が難しいため、初めての方には漫画版「ザ・ゴール(コミック版)」シリーズをオススメしています。

「生産性」を追い求め、バランスを整えようとすると目標を達成できない。

「ザ・ゴール」の主人公たちは、当初「会社が定義した生産性」に従って業務を進めていましたが、ボトルネックの根本的な解決になっていませんでした。

そこで主人公は「スループット」「在庫」「業務費用」の3つの指標を使って「仕事のすべてを計測する」ことから始めます。

  • スループット:販売を通じてお金を作り出すこと
  • 在庫:販売しようとするものを購入するために投資したすべてのお金のこと
  • 業務費用:在庫をスループットに換えるために費やすお金のこと

仕事のすべてを指標で計測して生産性をコントロールしようとする主人公ですが、現実にそれは不可能です。

あなたが仕事をするうえで毎日まったく同じことが繰り返されることがないのと同じで、どんな仕事でも2つの現象があってその組み合わせが起こります。

それが、「依存的事象」「統計的変動」です。

  • 依存的事象:ひとつまたは一連の事象が起こるためには、その前後の事象に関係があること
  • 統計的変動:同じ作業でもばらつきが生じること

この「依存的事象」と「統計的変動」の組み合わせによって、リソースの能力を個別に評価して生産能力を抑えると、全体の目標が達成できなくなるのです。

このことから分かることは、「仕事の工程は繋がっているため余分なリソースは抑えるのではなく、余分なリソースはあっても良い」ということ。

需要に合わせて生産能力を抑えるのではなく、他のリソースより余分な能力を持っているリソースがあっても良いことを理解した上でシステム全体の最適化を目指すことが必要になります。

それを理解した上で、次にすることがリソースを「ボトルネック」と「非ボトルネック」に分けるという考え方。

「ボトルネック」を解決しない限り、あたなの目標は達成されない。

本書「ザ・ゴール」では、「ボトルネック」と「非ボトルネック」を次のように定義しています。

  • ボトルネック:その処理能力が与えられた仕事と同じかそれ以下のリソースと同じこと
  • 非ボトルネック:与えられた仕事量より処理能力が大きいリソースのこと

そして、市場の需要に合わせるのは生産能力ではなく、仕事のフロー(流れ)。ボトルネックを通過するフローを市場の需要に合わせます。

あなたの仕事の中で「原因となって溜まっている仕事」と「その他の仕事」があるとしたら、「その他の仕事」のリソースは余っていても良く、「原因となって溜まっている仕事」の流れを最適化するのです。

「ボトルネック」と聞くと「悪いイメージ」を懐きがちですが、その「ボトルネックを最大限に活用することで全体の生産を上げることができる」と説いているのが「ザ・ゴール」の主旨になります。

ボトルネックを最大限に活用するポイントは2つ。

  • ボトルネックの時間の無駄をあらゆる方法でなくす
  • ボトルネックの負荷を減らして生産能力を増やす

そもそもの原因は、ボトルネックが処理できるよりも多くの仕事をしていることにあるため、非ボトルネックを止まらないように仕事するのではなく、ボトルネックが止まらないことに焦点を合わせて仕事をすることになります。

ここで重要なことは「ボトルネックに合わせた仕事のペースを見つけること」です。

働く時間を長くすると生産性が下がる本当に意味

「ボトルネックに合わせた仕事のペースを見つけること」で「あなたの働く時間」も変わります。

「仕事が多すぎて始業前から会社に来て夜遅くまで仕事を毎日しているのに仕事の目標が達成できない」なんてことはないでしょうか?

これはまさに「ザ・ゴール」で工場のみんながフル可動しても目標が達成できていないのと同じ状態です。

1日の時間は等しく平等に24時間。

「ザ・ゴール」では、早く資材を投入していることこそが在庫を多くし、納期を遅らせた原因としています。ボトルネックが必要とする時間よりも早く資材を投入しているから部品が工場に溜まる。そして、リードタイム(全体の工程期間)が長いほど途中で優先順位の変更も多くなり工場はより混乱することで結果として納期が遅れる。

これをあなたの仕事で置き換えるとこうなります。

早くから会社に来て遅くまで仕事をしているからこそ、全体の仕事量が増えます。ボトルネックが必要とする時間よりも多くの時間会社にいるため他の仕事も増えていく。全体の会社にいる時間が長いほど途中で、仕事の優先順位の変更も多くなりあなたはより混乱することで結果として納期や目標の数字を達成できない。

ボトルネックに合わせて仕事をすることで、「ザ・ゴール」の主人公たちはリードタイム(全体の工程期間)を変更できることを発見しています。

仕事のすべてを計測していたことから、リードタイムを短くできるおおまかな時間を算出。

なんと以前の半分の期間でリードタイムでも十分なゆとりがあることがわかりました。

リードタイムを半分に決めることで、部品も半分に減って現場のモノの流れはスムーズに。さらに、リードタイムが半分になった分だけ優先順位の変更も減っています。

リードタイムを半分にしても納期を守る十分なゆとりがあることがわかっているため、その時間のゆとりを「バッファー」としてアクシデントに備えることで納期をさらに確実に守ります。

これをあなたの仕事で置き換えるとこうです。

ボトルネックに合わせて仕事をすることで、全体の仕事の時間を変更。

働く時間を決めることで、仕事量も減って仕事の流れもスムーズに。そして、全体の仕事の時間が減った文だけ優先順位の変更も減る。空いた時間を「バッファー」としてアクシデントに備えることで仕事の提出や目標を確実に守る。

理想論と思いがちですが、現に世界的な企業やその代表者たちは膨大な仕事量があるにも関わらず、定時で帰宅して家族とアフター5を楽しんでいます。それもバッチリ目標を達成した上で。

ながらく「一生懸命頑張ること」が美徳とされてきた日本ですが、日本の生産性は世界的に見ると非常に低い結果となっています。

もはや「仕事が量ではなく、質や結果で判断される時代」になっているのです。

「ボトルネック改善」の本質は、「変化に対応して最適化し続ける」

ボトルネックを見つけて、そのボトルネック自身の能力を向上させることでスループット(販売を通じたお金)を増やすというのが「ザ・ゴール」で述べられている方法です。

そして、ボトルネックを解消することでスループットが増えますが、利益がが増えることで他のリソースの能力を超えるまで負荷がかかってボトルネックが変わっています。継続的に利益を上げ続けるためには、新しいボトルネックの能力を向上させることで変化に対応し続けることです。

固定のもの指していたボトルネックですが、物語が進むに連れて変わり続けるボトルネックを、「制約」と呼ぶ方が適切とされています。

そして、制約を高めるためのプロセスは5つのステップでまとめられています。

  1. ボトルネック(制約)を見つける
  2. ボトルネック(制約)をどう徹底活用するか決める
  3. 他のすべてを2の決定に従わせる。
  4. 制約の能力を高める
  5. ここまでのステップで制約が解消したら1に戻る

「ボトルネック」の改善に関する4つの本

仕事の業務改善を図るため「ボトルネック」を取り上げての紹介でした。

最後に「ボトルネック」について書かれた本についてまとめます。

仕事の進め方について悩みがある方にはオススメの本です。

少しでも気になる方は、ぜひ読んでみてください。

普段、ビジネス書を読む機会がない方は、こちらのマンガから入るのが読みやすいのでオススメです。

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