スケジュール管理の改善、ToDoリストの利用、細かい締切を設定するなど、一定の効果が出ます。
厄介なのは、仕事中に他の人から入ってくる他の仕事…。
やることが多いなかで入ってくるこれらの仕事は、自分でコントロールすることができないことだと思うかもしれません。
そこで今回は、1秒でも多く職場での時間を確保するための方法について紹介します。
職場の「時間汚染」に打ち勝つ働き方
『週40時間の自由をつくる 超時間術』(著 DaiGo,実業教育出版)では、時間に対する考え方や時間化感覚を正す解決策などあります。
今回はその中から、ふいに同僚から頼まれる仕事、取引先からの急な連絡などの「組織の時間汚染」に対する働き方について取りあげます。
通勤時間によるデメリットを逃れる
まず仕事をする上の時間汚染として、著者は「通勤時間の問題」をあげています。
通勤時間が長くなることでさまざまなデメリットが出ているのです。
長い通勤時間による5つのデメリット
- 長い通勤時間により、仕事の生産性が下がる。
- 長時間の通勤がもたらすストレスは、年収が40％アップしないと釣り合わない。
- 夫の通勤時間が45分を超えたところから、離婚率が40％も高くなっていた。
- 通勤時間が1分増えるごとに、運動時間が1日0.0257分ずつ減る。
- 通勤時間が1分増えるごとに、睡眠時間は0.2205分ずつ減る。
通勤時間が長いことで、ストレスで離婚しやすくなり、運動と睡眠が減るので太りやすい体質にもなります。
通勤時間の対策としてあげられるのが、「引っ越し」と「在宅勤務」です。
「在宅勤務」と聞くと「ダラける」「モチベーションが下がる」と敬遠する組織や経営者がいますがそれは過去の話。
2015年には、在宅勤務には3つのメリットがあることがわかっています。
在宅勤務の3つのメリット
- 従業員の満足度がアップする。
- 仕事中のストレスが減る。
- 作業のパフォーマンスが大きく改善する。
Prep Do Review (プレップ・ドゥ・レビュー)
どんなに緻密な計画を立てたとしても、会社組織で働く限り起きてしまう時間汚染。
本当の問題は時間が足りないからではなく、やろうと思っていた作業を中断されるせいで起きる「時間汚染」でした。
ここであげる「Prep Do Review (プレップ・ドゥ・レビュー)」とは、短いスパンの仕事や問題を対処するために編み出されたテクニックです。
Prepは「準備」、Doは「実行」、Reviewは「検証」を意味します。
ステップ1 Prep (プレップ)：準備
急なトラブルが起きたら、深呼吸して2〜3分次の質問を自分に投げかけることで、心にゆとりが生まれ「時間汚染」から身を守りやすくなります。
- これから私は何をしようとしているのか？
- その行動の理由、目標、目的はなんだろうか？
- その行動は、どのように行えばいいのだろうか？
- その行動には誰が関わるのだろうか？
- 目的を達成するのに必要な情報や人はなんだろうか？
引用：「超時間術」p.230より
ステップ2 Do (ドゥ)：実行
ステップ1の質問で自分がとるべき行動がわかった、実行に移すのみです。
ステップ3 Review (レビュー)：検証
実行後は、5分ほど次の検証することで、次に同じような問題が起きてもストレスに悩みにくくなります。
- いつどれくらいの時間で目標を達成したか？
- 準備どおりに実行できたか？
- 目標を終えた結果、前に比べて何が変わったか？
- 準備を実行してなにか変わったことはあるか？
- 次に同じことが起きた時にもっとうまくやれることはあるか？
引用：「超時間術」p.210より
(超時間術メモ)
その他の章では、「転職して環境を変えたほうが良いヤバイ組織の5つの要素」や「メンタルを病まない組織の条件」「時間間隔を取り戻す7つの解決策」「自分の時間を取り戻す8週間プログラム」などが紹介されています。
