あなたの仕事が遅い理由は…
- すぐ始めることができない
- やるべきことに集中できない
- 段取りが悪く、後手後手になる
- 優柔不断で迷う
- 書類・資料作成が遅い
- メールに多くの時間を取られる
- 会議が多い、時間が長い
- 差し戻し、やり直しが多い
『速さは全てを解決する『ゼロ秒思考』の仕事術』(著 赤羽雄二,ダイヤモンド出版)では、以上を仕事が遅い要因としてあげています。
著書者はマッキンゼーに入社してから14年、「メモ書き」を始めとする各種トレーニングによりも仕事をこなすスピードが前職のエンジニア時代の3〜5倍になったということです。
著者によると、仕事をこなすスピードを上げるために「いかに速やかに仕事を進めるか」と「いかに早く仕事に着手し終わらせるか」の2つを意識しているといいます。つまり、「進行の速さ」と「着手の早さ」というわけです。
この記事では、「仕事の進行を速く進め、早く着手して終わらせるため原則」について紹介します。
仕事のスピードを上げるための8つの原則
全体像を描く
スピードを上げるためには、まずその仕事の全体像を把握する必要があります。
最終成果を決め、それを達成するための方法や要素、どういった過程を経て成果につなげるか、どうしたら最も効果的な成果になるかまで、といった全てを把握。
全体像を把握することで、時間をかけるべきタスクやそれほどでもないタスクなども把握できるため時間のロスを少なくできます。
そして、チームメンバーも全体像を把握した上で個々のタスクに打ち込めるため、過剰な打ち合わせなどの時間も抑えられるのです。
丁寧にやりすぎない
核となる大事な部分を丁寧にやることはもちろんだが、それ以外の部分も同じ丁寧さで進めては時間がいくらあっても足りません。
仕事は丁寧にやることが目的ではなく、あくまで成果を出すことが目的なのです。
仕事のツボを押さえる
仕事を成功させる上で最も重要なポイントを把握し、無駄を省いて効率的に進めます。
重要なポイントを押さえることで精神的にも余裕を持って進められるのです。
力を入れるべきところに集中できるので、成果に繋がりやすく、仕事に追い回されることもありません。
好循環をつくる
好環境とは、仕事を進める上で良い方に勝手に物事が進む状況を作ることです。
まわりの人たちが次々に協力してくれるようになる状況のことを指します。
そのためには、普段からチームやパートナーを大切にし、コミュニケーションを重視し、うまく業務が回るようにしておくことが重要なのです。
工夫の仕方を工夫する
「仕事が早い人のやり方をマネする工夫」の一歩先の工夫として、たとえば「複数人の仕事が早い人や遅い人のやり方から共通点を見つけ出して、自分の仕事に進め方に取り入れる」といった具合です。
言われたことをやるだけの人との差はとてつもなく大きくなります。
常に何らかの特別な工夫をすることで、仕事が早くなるのはもちろん、工夫の質も上がっていくのです。
この積み重ねによりさらに大きな差が付くだけでなく、人と明らかに次元の違う努力をしていることは精神的にも励みになります。
前倒しする
先のことを早めにやることで、精神的には楽で余裕があるので、落ち着いて広い視点から取り組むことができます。
心に余裕があるので頭もよく働きやすいです。
現在「ギリギリ」の状態で仕事をしている場合の対策として下記があげられています。
- 仕事の全体像を押さえる
- 無駄な仕事、不要不急の仕事を切る。他の人に頼める仕事は依頼して切り離してしまう。
- 自分でなければできない仕事に集中して、それだけをまず片付ける。
- 余裕が生まれ次第、少しずつ前倒しに取り組む。
- 3〜6ヶ月を目処に、仕事全体の段取りを大きく変える。
引用：p.58ページ「スピードを上げる8つの原則」より
一歩先んじる
人より一歩先んじるのは精神衛生上、大変よいです。
誰かが何かに気付いてアクションを取る前に、いつもなぜか先に動いていると思われるようになると、俄然リーダーシップを発揮できます。
人は少し前を歩く人についていく性質があるからです。
リーダーシップを発揮できると、一緒にやってくる仲間も増えるので、仕事がさらに高速で進みます。
二度手間を全力で避ける
仕事をしていると二度手間が生じることがありますが、良い組織、良い上司ほど、悪いニュースをすぐに共有するようにしていて、問題の未然防止と迅速な対応を可能にしています。
後になればなるほど体制の立て直しに時間がかかるからです。
とくに最初の仕事は注意が必要ですが、経験者に聞きまわることで十分に知恵がつきます。
以降の章では、「思考のスピードを上げる具体的な方法」と「スピードと効率を極限まで上げるノウハウ」について詳しく書かれています。
今よりも仕事のスピードを上げたい方には、オススメの方法が書かれた1冊でした。
