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仕事は段取りで決まる!! スケジュール管理を改善する7つのポイント

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  • タスク管理がうまくいかない
  • 残業せずに提示で帰りたい
  • もっと楽に成果を出したい

もっと効率的に仕事を片付けるために、「手帳」や「ToDoリスト」を活用する方は多いです。

でも、「手帳」や「ToDoリスト」を上手く使えている人は少ないです。

仕事は「段取りとスケジュール」で9割決まる!』(著 飯田剛弘,飛鳥出版)の著者によると、「仕事の進め方や考え方を変えなかったため、今の時代に合わなくなってしまった」ということです。

外資系に転職したての頃の著者は、「長時間やり抜くやり方は世界では通用しない」と身を持って体験したといいます。

限られた時間の中でやるべきことをやり、成果を出すことが求められる。
時間効率を犠牲にしてでも品質にこだわる考え方とは、根本的に違ったのです。

スケジュールの改善をする際に見る7つのポイント

多忙なスケジュールを送っていた著者がスケジュールを根本から見直す中で、気が付いた点が7つ見つかりました。

  1. はじめから無理なスケジュールを立てていた
  2. お願いされたものを優先してやっていた
  3. マルチタスクをしてしまい、目の前の仕事に集中できなかった
  4. ToDoリストに頼り、実際に作業する時間を確保していなかった
  5. タスクの期限は曖昧で、「なるべく早く」ばかりだった
  6. 仕事をする上で必要な情報をいつも探していた
  7. 仕事のやり直しで、さらに時間がかかっていた

引用:「仕事は「段取りとスケジュール」で9割決まる!」 p.6より

ただ「がんばる」ことでなんとかしようとしていた著者ですが、これらの課題をひとつひとつ具体的に解決することで、余裕をもって仕事に取り組めるようになったといいます。

スケジュールを組む力を身につけることで、ひとつひとつの仕事に集中でき、早く仕事を終わらせ成果を出せるようになるのです。
ミスも減り、慌てることなく、期限を守るので心にも余裕が生まれます。その結果、残業も減らせるようになるといいます。

頭の切り替えコストを減らす

「切り替えコスト」とは、ある仕事を行っている時に、別の仕事に着手する際に発生するストレスや時間のロスのことです。

この切替コストを徹底的に減らすことが、時間管理の成功要因になります。

ポイント

  • 自分の仕事の特性を理解して、注意散漫になるマルチタスクをしない。
  • ToDoリストで終わらせるに、スケジュールに落とし込んで「はじめる時間」「終わる時間」まで決める。
  • 1時間単位で予定を組むのではなく、できるだけ細かく分単位でて予定を見積もる。

仕事のスケジュールを組むための「仕分け術」

作業仕分けを適切に行っていれば、無駄を減らし、本当にやるべき仕事に集中できるため。効率よく成果を出すことができるということです。

そのために、作業を仕分ける時間を設ける必要があります。

意図的に作業仕分けの時間を設け、今やっている非効率なやり方を改善していきます。

誰にも邪魔をされない朝か仕事の終わる頃に時間をとって、30分から1時間を作業の仕分けにあてることから始めると良いです。

ポイント

  • 作業名を動作に落とし込んで、何をすべきか明確にする。
  • デジタルカレンダーでいつでもどこでも予定を管理。
  • 月間、週間、1日のスケジュールを確認して、特定のタスクや作業にとらわれず仕事全体が見えるようにする。

行動が曖昧な表現

検討する、考える、管理する、把握する、確認する、チェックする、協議する…etc

p.78より

「いつまでに」を癖にする「デッドライン」の守り方

「仕事の優先順位は、緊急度と重要度をもとに決める」という考え方は、現場レベルでは当てはまれないことが多いです。

その理由として、緊急度や重要度自体が、自分でコントロールできないからというのがあります。つまり、会社や上司が決めることが多いのです。

実績的な方法としては、デッドラインをもとに逆算です。

この時、仕事にかかる所要時間と他の人への依存(上司への確認、レビューの依頼)も考慮します。

ポイント

  • 後でまとめてやるのではなく、とにかく手をつけてみる。
  • 「なぜ?」「何?」「いつ?」の3つの問で具体化することで、合格ラインをはっきりさせる。
  • 難しそうな仕事や問題は、小分けにしてハードルを下げる。
  • スキルが低くても「作業の見積もり」がうまいと評価される。

振り回されない「コントロール術」

1日480分の勤務時間で、どんなことに対しても「はい」で答えてしまうとやるべきことが多くなり周りに振り回されます。

頼まれたことを断るのは、誰にとっても簡単なことではありません。

そこで「Yes/No」を判断するまえに、「なぜYesなのか」「なぜNoなのか」根拠や理由をそれぞれ考える癖を付けます。

「それは本当なのか?」と自問自答することで、今まで以上に論理的に判断基準を説明できるようになります。

つまり、自分の判断や行動に「ブレ」がなくなるのです。

ポイント

考える時間を決める。

上司をうまく使う。

予定はできるだけ共有する。


以降の章では、『探す時間を減らす「タスク置き場」の作り方』『時間効率を上げる「ちりつも力」』『仕事のやり直しを防ぐ「逆算思考術」』について詳しく書かれています。

仕事の計画やスケジュールを作るのが苦手な方は、ぜひお試し下さい。

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